Sederhana vs nJlimet

Untitled3

Pada saat mengisi training komputer untuk aplikasi administrasi dan bisnis, ada salah seorang peserta yang bertanya “ Mengapa menggunakan rumus yang panjang Pak, kan bisa langsung di-entry manual?”.

Sejenak saya terdiam, bagaimana nih ? J

Memikirkan cara memberikan penjelasan yang sederhana. Kata pujangga, kesederhaan adalah puncak dari pengetahuan. Contohnya, search engine Google penampilan dan cara untuk menggunakannya sangat sederhana. Dan manfaatnya, tidak usah disangsikan lagi. Dan sesuatu yang sederhana itu kita mengetahui bahwa di ‘dalam’nya berisi algoritma-algoritma rumit yang tidak semua orang tahu.

Balik ke pertanyaan di atas, saya coba memancing logika penanya dengan memberikan pertanyaan “ latihan yang baru saja Anda kerjakan kan terdiri dari beberapa data saja, lalu bagaimana kalau data-nya banyak atau banyak sekali? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meng-entry data tersebut?

Melalui pertanyaan yang sederhana itu, dengan mudah penanya memahami atau tepatnya menyadari akan pentingnya fungsi dari formula-formula yang ‘panjang-panjang’ itu. Walaupun bagi yang sudah terbiasa dengan penulisan program, itu belum ada apa-apanya.

Dari hal yang sederhana itu, intinya adalah bagaimana cara menyederhanakan sesuatu agar menjadi lebih baik.

Cara membangun administrasi yang efektif dan efisien

Untitled9

“ Pokoknya pekerjaan saya bisa cepat selesai “

Kalimat itu datang dari seorang karyawan bagian  keuangan dan akuntansi di sebuah perusahaan yang menjual bahan kimia. Sebagai praktisi di dunia keuangan dan akuntansi,saya sudah sering menjumpai pertanyaan –pertanyaan seperti itu.

Pekerjaan yang overload, kekurangan SDM, dan dikejar jadwal yang ketat adalah hal yang biasa ditemukan di pekerjaan administrasi, keuangan, dan akuntansi. Pabrik yang sudah tutup saja masih disibukkan dengan pekerjaan itu!(link).

Lalu bagaimana cara menyelesaikan permintaan dari klien tersebut?

Hal pertama yang harus dilakukan adalah mendengarkan semua cerita dari  pegawai tersebut tentang pekerjaannya. Model umum 5W+1H bisa diterapkan dengan sedikit modifikasi.

***